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Comment repérer les erreurs ?

La régularisation des charges est une source de friction fréquente entre bailleur et locataire. Voici comment vérifier que le compte est bon.

Les charges doivent être régularisées au moins une fois par an en comparant le total des provisions déjà demandées aux locataires et les dépenses effectives du propriétaire.

Deux cas de figure sont possibles : si les provisions dépassent les dépenses réelles, le propriétaire doit reverser le trop-perçu au locataire ; dans le cas contraire, il peut lui demander un complément.

Un mois avant la régularisation, le propriétaire doit envoyer à son locataire le décompte des charges. Il recense, thème par thème, les dépenses réalisées dans l’année : chauffage, eau chaude, eau froide, électricité des parties communes, etc.

Justificatifs obligatoires

Le montant des charges récupérées par le bailleur doit être argumenté. Pendant les six mois suivant l'envoi du décompte, il doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble des pièces justificatives. A sa demande, il doit lui transmettre le récapitulatif des charges par voie numérique ou postale.

Si le locataire a un doute sur sa régularisation de charges, il peut les vérifier en suivant les étapes suivantes :

1. Relever les dates des s pour s’assurer qu’elles correspondent bien à l’année concernée ; noter la nature de la prestation pour vérifier ensuite qu’elle incombe bien au locataire ; prendre note des chiffres de consommation d’eau et d’électricité afin de pouvoir déceler une anomalie éventuelle (fuite d’eau ou une surconsommation…).

2. Dans un second temps, le locataire a intérêt à vérifier si les charges qui lui sont imputées sont bien récupérables par le propriétaire. Pour le savoir, il faut se référer à la liste fournie en annexe du décret n° 87-713 du 26 août 1987. Elle en fournit le détail.

Il est aussi conseillé de faire la somme des s pour vérifier si les provisions et les charges effectives concordent, puis d’examiner, poste par poste, les raisons d’une divergence éventuelle.

En cas d’intervention facturée par des prestataires extérieurs, il est également utile de vérifier si le prix demandé est en phase avec ceux pratiqués sur le marché. En s’assurant au passage que des pénalités de retard n’ont pas été demandées, ce qui peut arriver si le bailleur à tarder à régler l’intervention. Le locataire ne peut être tenu responsable de ce retard de paiement.

Réaliser la confrontation, poste par poste et, le cas échéant demander des éclaircissements au syndic ou au propriétaire. Au final, si le locataire a versé une provision excédant le montant effectif des charges, il doit être remboursé avec un chèque ou via une ristourne sur le loyer du mois suivant. Dans l’hypothèse inverse, la loi Alur permet au locataire d’étaler le paiement du reste à verser sur 12 mois s’il représente au moins 10% du montant du loyer.

Bon à savoir : si un locataire quitte son logement avant que le bailleur puisse régulariser les charges de l'année, le propriétaire est en droit de conserver au maximum 20% du dépôt de garantie jusqu’à l’apurement des comptes.

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